MELAKSANAKAN PROSEDUR KLERIKAL

KD           : MEMPROSES DOKUMEN KANTOR

Indikator : Memproses dokumen sesuai dengan prosedur dalam batas waktu yang telah ditetapkan

1. Pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi Negara 
2. Adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film ,mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lainnya dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaannya.

2. Pengertian Kearsipan

Kearsipan sering disebut juga filling. Menurut Kamus Administrasi perkantoran, penyimpanan warkat (filling) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.Lawan dari penyimpanan warkat (filling) adalah pengambilan warkat /penemuan warkat (finding). Sistem penyimpanan warkat (filling sistem) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana  diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan secara tepat.

3. Jenis-jenis arsip
1. Menurut subyek dan isinya

a.       Arsip kepegawaian, contoh daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, dan rekaman prestasi.

b.      Arsip keuangan, contohnya laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan surat perintah bayar.

c.       Arsip pemasaran, contohnya surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

d.      Daftar pendidikan, contohnya kurikulum,satuan pelajaran, daftar hadir,raport, dan transkip nilai.

2. Menurut bentuk dan wujud fisiknya

a.       Surat, contohnya naskah perjanjian/ kontrak, akta pendirian perusahaan, SK, notulen rapat, berita acara, laporan.

b.      Pita rekaman

c.       Mikrofilm

d.      Disket

e.       Compact disk

f.       Flast disk

3. Menurut nilai gunanya

a.       Bernilai informasi, contoh pengunguman, pemberitahuan, dan undangan.

b.      Bernilai administrasi, contoh ketentuan-ketentuan organisasi, SK, prosedur kerja dau uraian tugas pegawai.

c.       Bernilai hokum, contoh akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, dan keputusan pengadilan.

d.      Bernilai sejarah, contoh laporan tahunan, notulen rapat, gambar foto dan peristiwa.

e.       Bernilai ilmiah, contoh hasil penelitian.

f.       Bernilai keuangan, contoh kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan.

g.      Bernilai pendidikan contoh karya ilmiah, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.

4. Menurut sifat kepentingannya

a.       Arsip tak berguna, contoh surat undangan dan memo.

b.      Arsip berguna, contoh presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pemesanan barang.

c.       Arsip penting, contoh SK, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji.

d.      Arsip vital, contoh akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/ bangunan, ijazah dan lain sebagainya.

5. Menurut fungsinya

a.       Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan sehari-hari.

b.      Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

6.   Menurut tempat/tingkat pengolahannya

a.  Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di                                           pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip

           nasional pusat di Jakarta.

b.      Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasai yang

Berkaitan  dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.

7.      Menurut keasliannya

a.       Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik,        

Cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

b.      Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua,ketiga, dan seterusnya yang

Dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.

c.       Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak

Bersama dengan dokumen asli, tetapi kesesuaian dengan dokumen asli.

8.      Menurut kekuatan hukum

a.       Arsip autentik, yaituarsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli

Asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan.Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b.      Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda

Tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, microfilm dan hasil print computer.